Programas de contabilidad hay muchos en el mercado y de características muy diversas. Elegir uno u otro va a depender no solo de las necesidades de la empresa sino también de sus preferencias.
En este artículo llamamos tu atención sobre 7 elementos que consideramos importante tener en cuenta a la hora de tomar una decisión de compra.
Índice
¿Es online o de instalación en PC?
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Cuando el programa contabilidad es online tanto la aplicación en sí como los datos que se van generando están en la nube y se accede a ellos mediante una conexión a internet.
Por el contrario, los programas que se instalan en el ordenador sí que están realmente en los equipos de la empresa, tanto el software como los datos.
Ambas opciones tienen sus ventajas y sus inconvenientes. Por ejemplo:
- Con las versiones online es necesario disponer de internet para trabajar, de forma que si este falla por cualquier motivo no se podrá acceder a ellos.
Pero esto también implica varias ventajas: los datos no ocupan espacio en los ordenadores de la empresa, se puede trabajar desde cualquier lugar siempre que se cuente con un dispositivo y una conexión y no hay que preocuparse de actualizar versiones o de realizar copias de seguridad.
- En los programas que se instalan en PC tanto la aplicación como los datos están en la sede de la empresa, en la que ocuparán espacio, sí, pero también permitirán controlar su seguridad “más de cerca”.
Ello no impide el poder trabajar fuera de la oficina mediante el establecimiento de conexiones remotas. Sin embargo sí que habrá que adoptar las medidas de seguridad necesarias por si surgen averías o contratiempos.
¿Se compra en firme o se paga por su uso?
Las modalidades de pago más extendidas son dos:
- Compra de la licencia del programa.
Puede ser indefinida o renovable por períodos concretos (anuales, normalmente). En algunos casos lo que se renueva es el soporte y las actualizaciones pero no hay que pagar por seguir usando la versión inicial.
- Pago de un precio mensual mientras se esté utilizando.
Puestos de trabajo
Fíjate para cuántos puestos de trabajo está preparado, es decir, cuántas personas pueden estar trabajando en él a la vez.
Si sois varios en la empresa este dato es muy importante.
Número de empresas
La mayoría de los programas están preparados para llevar la contabilidad de varias empresas distintas aunque en muchos casos el precio varía en función del número para el que habilitan su uso.
Es decir, suele haber versiones más económicas para una o varias empresas y otras más caras que permiten dar de alta más negocios.
Soporte
Aunque seas un experto en el manejo de este tipo de software no es nada raro que a lo largo del tiempo surjan dudas o que necesites ayuda para algo específico.
Es importante que el proveedor ofrezca un soporte de calidad, lo que implica también rapidez en el servicio.
El programa miconta, de Monitor Informática, es de los mejores en este sentido.
Precio
A tener en cuenta, por supuesto, pero no como valor absoluto sino relativo. Es decir, el elemento que lleve a tomar una decisión determinada no debe ser el importe en sí sino más bien la relación calidad – precio.
Ten en cuenta que hay aplicaciones de uso gratuito. Normalmente son versiones con menos funcionalidades que las de pago, pero igual te sirve si lo que necesitas es muy simple…
Otras aplicaciones
Existen marcas que cuentan con diferentes programas para cada ámbito relacionado con la empresa: programas de contabilidad, de nóminas, de facturación, de declaraciones tributarias, CRM, TPV, etc.
Si necesitas varias de estas aplicaciones (o las vas a necesitar en un futuro) puede ser interesante adquirir todas a la misma compañía. Esto conlleva un ahorro considerable de tiempo al poder traspasar datos entre ellas.